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コミュニケーションとプロジェクト管理ツール

全員で顔を合わせるのが難しいメンバーでプロジェクトを進めるとき、みんなどんなツールを使ってコミュニケーションを取っているんだろう、というのが長いこと気になっています。

僕の場合、これまで研究者仲間とか同僚教師とかでプロジェクトを進めてきたのですが、最初のころはメール(メーリングリスト)、次に掲示板系ツール(Fresh Meeting)、最近はサイボウズLiveを使っています。こう書くとツールの変遷があるように見えますが、実際は全部並行で継続して使っていて、正直どれもしっくりこない。だから、みんなどうしてるんだろうなぁと思うわけです。

どうもプロジェクト管理ツールってのは、小分けされたタスクの進捗把握には便利な点が多いけれど、タスクを設定するまでのプロセス、そこで必要とされるコミュニケーションのサポートについては弱いと感じるんですよね。個々のタスクについては、状況とか優先度といったステータスと、それに付けられるコメントも短いものが重なっていく形になるだろうから、それはツールが結構フォローしてくれる印象があります。

でも、タスクっていうか何から取り掛かるよ?みたいな段階では、話があちらこちらに行くので、一定の量のテキストとかリソースの引用がコミュニケーションに必要なことが多いです。しゃべるように短いコメントをチャットすればいいじゃん、と思われるかもしれませんが、時間を同じくしてやってればいいんですけど、そうではなくメンバーが書き込みを数時間後に見るような場合は、チャットでは議論の流れを認識するのが難しいのです。そういう場合、やっぱりメールの自由度は大きいなぁと思ってしまいます。添付とか引用とかもできるし。書くのに時間はかかりますが、それによって頭を整理できたりもしますし。

大きな机やホワイトボードを囲んで、全体を見渡しながら目の前の情報を扱っていく。昔の資料を引っ張り出したり、これ参考になるよってデータを提示したり、参加者の言動にはポジティブなフィードバックを表明したり・・といったことが簡単にできると、たとえリアルタイムでセッションしなくても、それなりの効率で考えていけるんじゃないかと思うのです。そんなツールがほしい。作りたい。誰かいっしょにやりませんか。

こういうニーズって、僕が教育系の研究室にいたから感じるのかなぁと長いこと思ってたんですが、例えばWebサイトの制作においても、初期段階はコミュニケーションが特に大事じゃないですか。クライアントの事業のことを聞いたり、資料を読んだり、これからの展開についてディスカッションしたり。あるいはイベントの立ち上げとかもそうかと。

きっと現状は、クライアントのところに打ち合わせに行って一気に詰めるとか、仲間内で飲み会をやって固めるとか、そういう直接のコミュニケーションで進めてるんでしょうね。それができれば一番ですけど・・・。全部Webでとは言わないんで、何割かだけでもツールでサポートできないものかなぁ。